رویکرد و نگرش سازمان‌ها از مدیریت سنتی، طی سالیان گذشته به مدیریت مبتنی بر روش‌های نوین تغییر یافته است. بخشی از این تغییر رویکرد و نگرش را می‌توان در ظهور و ورود سیستم‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها به ویژه سیستم مکاتبات اداری دانست؛ که ارتباطات درون و برون سازمانی را از شکل سنتی آن که اغلب به صورت کاغذی بود؛ به صورت الکترونیک در آورده است. هزینه‌‌های نگهداری، بایگانی، جستجوی زمان‌بر و مسائل زیست محیطی از مشکلات مکاتبات اداری به شکل سنتی بود. افزوده شدن روش‌های ارتباطی از جمله: تلفن، نمابر، دورنویس، اینترنت و … منجر به بلوغ ارتباطات سازمانی و زمینه‌اى براى ارتقای ارتباطات رسمی در سازمان‌ها شد.
سیستم مکاتبات اداری جهت جلوگیری از بروکراسی اداری، خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها، ایجاد و گسترش یافته است. این سیستم ابتدا به عنوان جایگزین روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری مورد استفاده قرار گرفت؛ اما بعدها، بستری مناسب برای ثبت، نگهداری و سرعت‌بخشی گردش مکاتبات درون و برون سازمانی گردید.
سیستم مکاتبات اداری پرگار با حذف کامل گردش کاغذی مکاتبات و خودکارسازی فرآیندهای گردش مکاتبات سازمانی از قبیل: ثبت نامه‌ها، ارجاعات، تهیه پیش‌نویس، امضاء، گردش نامه‌ها و…، موجب سرعت‌بخشی به روند ارتباطات درون و برون سازمانی، پاسخگوی حجم وسیعی از فرآیندهای اداری در سازمان‌هاست. این سیستم با پیگیری فرآیندهای مکاتبات اداری، ضمن کاهش هزینه‌ها و عدم اتلاف زمان کاربران، موجب تحول در تسریع و بهره‌وری مطلوب عملکرد سازمان‌ها می‌شود.
نرم‌افزار مکاتبات اداری پرگار با تغییر فرآیندهای تکراری و خودکارسازی عملیات‌های مختلف گردش کار، موجب سرعت و دقت بیشتر در حوزه مکاتبات اداری سازمان‌ها، بدون محدودیت‌های زمانی و مکانی خواهد شد. این نرم‌افزار با حذف کارتابل‌ها و زونکن‌های فیزیکی و استفاده از فضای مجازی برای ارتباطات بین سازمانی، کمک بزرگی برای گذر از گردش‌های هزینه‌بر و طولانی مدت نامه‌ها، فرم‌ها و ساماندهی آن‌ها در سازمان می‌شود. سامانه مکاتبات اداری تحت وب پرگار، با عبور از محدودیت‌های جغرافیایی، با توجه به رسالت مهم واحدهاى ثبت و دبیرخانه در فرآیندهاى ثبت و توزیع مکاتبات رسمى سازمان، به دنبال افزایش اثربخشى و کارایى این واحدها و افزایش سهولت و سرعت گردش مکاتبات در سازمان‌ها است. از دیگر قابلیت‌های این سامانه هوشمند، پشتیبانی از عملیات‌های مربوط به انتساب مستندات به چرخه‌های از پیش تعیین شده، شفاف‌سازی چرخه ارسال و دریافت نامه‌ها، جلوگیری از مفقود شدن نامه‌ها، شماره‌گذاری خودکار، جستجوی نامه‌ها، الصاق پیوست و … می‌باشد. سیستم مکاتبات پرگار با قابلیت تعریف انواع نامه‌ها و اسناد مرتبط با آن، ایجاد دبیرخانه‌های مختلف، فراهم آوردن امکان تبادلات بین سازمانی منطبق با استانداردهای تعریف شده و فرآیند یکپارچه‌سازی ارسال نامه و توزیع آن، استخراج کامل پیشینه‌های مربوط به مکاتبات و پیوست‌های آن را نیز فراهم آورده است.
